2017.06.14 社員ブログ

受付嬢を飲み会に誘う、唯一の方法

お疲れ様です、真弓です。
少し時間が経ってしまいましたが、先日、プレスリリースで資金調達のご報告をさせていただきました。
  
iPad無人受付システム「RECEPTIONIST」のディライテッド株式会社が大和企業投資株式会社、ツネイシキャピタルパートナーズ株式会社などを引き受け先とした第三者割当増資を実施
 
たくさんの方のご協力のおかげで次のステージへ進むチャンスをいただけたこと、心より感謝申し上げます。
  
また、先週はスタートアップの登竜門と呼ばれるIVSのLaunchPadに、応募社数140社の中から審査を通過し、決勝まで勝ち残った14社のうちの1社として、代表の橋本が登壇させていただきました。
IVS
 
たくさんの方に弊社サービスを知っていただく機会をいただき、とても嬉しく思っております。
   
この事業を成功させることで皆様の期待に応えることが一番の恩返しなのは間違いないのですが、それにはもう少し時間がかかってしまいそうです。
 
しかし、今すぐ、何とかしてここで、感謝の気持ちを表したい。
 
そこで感謝の意を込めて、
弊社の企業秘密を一つ公開することにいたしました。
 
弊社は「RECEPTIONIST」というクラウド型受付システムを開発・提供しております。
このサービスは決して「受付嬢の代わり」として使っていただくものではなく、
これまで内線電話だけで受付をしている企業様において、内線電話を一切使わなくすることで受付業務効率を上げることと、
受付嬢が受付をしている企業において、受付システムで取次業務を効率化しながら、受付嬢の方にはお客様のご案内やお茶出しなどの「人にしかできないオモテナシ」にもっと時間を割いてもらうことを目指して開発しております。
 
そのためにこれまで、受付嬢を10年以上経験した弊社代表橋本の話だけでなく、たくさんの受付嬢にヒアリングをさせていただきました。
オフィス受付業務の効率化については間違いなく日本で一番の知見を有している自負がありますが、それと同時に、受付嬢の生態についても、私の個人的且つ独自の視点から分析をしてまいりました。
そこで開発されたノウハウがこちらになります。
 
「受付嬢を飲み会に誘う、唯一の方法」
 
お時間あるときにでもご覧いただけますと幸いです。
 
 

受付嬢のイメージ

 
いきなりですが、皆様は「受付嬢」に対して、どのようなイメージをお持ちでしょうか?
・きれいな女性が
・いつも背筋を伸ばし
・自然な笑顔で
・丁寧な言葉遣い
まさに「高嶺の花」といった感じでしょうか。
 
また「受付嬢という仕事」に対しては、どのようなイメージでしょうか?
・座ったままで
・お客様と会話して
・担当者に電話するだけ
わりと「ラクな仕事」という認識でしょうか。
 
自分が「お客様」という立場からすると、
そのように見えるかもしれません。
 
では逆に、受付嬢の立場になって想像してみましょう。
 
 

受付嬢のイメージの正体

 
まず受付嬢が普通の会社員と違うのは、出社してすぐに制服に着替えるところです。
受付嬢には、企業の顔としてのイメージがあるため、たいていの企業で制服を用意しています。
 
そしてそのせいで、ちょっと会社の周囲を出歩くだけでも「あ、あの企業の受付嬢だ」とバレてしまいます。
なので勤務中は、たとえ休憩時でも企業のイメージを背負って行動しなければならないのです。
あなたが受付嬢に抱いている「高嶺の花」というイメージは、つまりその企業のイメージなのです。
 
その結果、彼女達はランチタイムも気が抜けません。
気軽に吉野家で「並、卵、つゆだくだくで!」なんて言えないんですね。
企業によっては、このランチタイムでの受付嬢によるイメージを懸念して、「受付嬢の社外ランチ禁止」のところもあるくらい。
周りの目を気にしながらランチするくらいなら、と社外ランチを禁止されていなくとも、社内で済ます受付嬢が多いのが実情です。
 
ちなみに弊社代表橋本は受付嬢時代の習慣が抜けていないのか、ランチは基本社内で食べています。
好きなランチは、鯖の味噌煮+納豆ごはんです。
 
ランチは鯖1 ランチは鯖2
 
ちなみにおやつは、からあげクン(レッド)です。週3で食べてます。
 
おやつはからあげくん1
おやつはからあげくん2 Iおやつはからあげくん3
 
 

受付嬢という仕事の実態

 
では「受付嬢の仕事」はどんなものでしょうか。
「お客様」の立場からすると、受付嬢が「姿勢良く、笑顔で、丁寧な言葉遣い」なのは仕事なのだから当たり前、「座りながら、会話して、電話するだけ」なんてラクでいいよな、と感じているかもしれません。
 
しかし「受付嬢」の立場になって想像してみてください。
お客様は、次から次へといらっしゃいます。
業務時間中の毎時0分前後には、行列になるほどお客様がいらっしゃいます。
その全てのお客様に対して、毎回、常に「姿勢良く、笑顔で、丁寧な言葉遣い」です。
 
私「お世話になります、ディライテッドの真弓と申します。本日10時より、管理部の田中様とお約束をいただいております。」
受付「ディライテッドの真弓様ですね、本日はお越しいただきありがとうございます。ただいま確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。」
–スケジューラーでアポイントメントがあるか調べる
–内線表で担当者の番号調べる
–内線電話で担当者に電話する
受付「受付です。お疲れ様です。ディライテッドの真弓様が2名でいらっしゃいました。」
受付「はい、よろしくお願いいたします。」
–内線電話切る
–入館カード的なものを手に取る
受付「お待たせいたしました。ただいま田中が参りますので、こちらをお持ちになって、あちらのソファでお待ちくださいませ。」
私「はい、ありがとうございます。」
 
お客様との会話の時間は、1人あたり約1分前後です。
たった1分のやりとりですが、そのたった1分で、受付嬢へのイメージが決まってしまいます。つまり企業のイメージが決まってしまうのです。だから気が抜けないのです。
 
受付嬢の方にヒアリングをしていて、一番印象に残っているセリフがあります。
 
「私達の仕事は、一瞬を切り売りしてるんです。だから一瞬も気が抜けないんですよね。もし失敗してしまうと、挽回する機会すらないから。」
(某外資系コンサルの受付嬢)
 
お客様と接するその一瞬一瞬に、プロ意識を持って臨んでいる方だからこそ出てくるセリフですよね。
全く「ラクな仕事」には思えませんでした。
 
 

絶対にやってはいけないアプローチ

 
さて、ようやく本題です。
こんな彼女達と、一体どうやればお近づきになれるのでしょうか。
 
まずは失敗例から学んでいきましょう。
遥か昔から、変わっていない受付嬢という存在。
たくさんの先輩たちが果敢にもチャレンジして(散って)いった歴史があることは言うまでもありません。
 
一番よくある失敗例はこちら。
 
名刺にLINE IDを記載して渡す
 
俗に言うブーメランですね。まあ昔はメールアドレスだったり、携帯電話番号だったり、ポケベル番号だったりを記載したことでしょう。
受付は周囲に誰かしら人がいるので、直接的に誘うのは難しく、必然的にこのやり方でチャレンジされる方が多いようです。
バブルなおじさま達は、名刺に日時とレストラン名まで記入して「待っています」的なメッセージを添えてくる方もいるとか。
 
さてここで、弊社の独自調査&ヒアリングによって判明した、さまざまな受付業務マニュアルにおいて共通する条項を見てみましょう。
 
・イレギュラーなお客様への対応
 ・個人的な会話・メッセージについて
「お客様から私的なメッセージ等を渡された場合(中略)は、笑顔で受け取り、報告すること。」
 
・・・
 
報告することっ!!!
 
 
そうなんです、報告されるんですね。報連相ですね。
しかも名刺なので、会社名も氏名も証拠に残ってしまいますね。。
何しに訪問しに行ってるんですか!ちゃんと仕事しましょう!
 
ちなみに、高身長ハイスペイケメンが渡したら、こっそり受け取って報告されないんじゃなかろうか、と思うじゃないですか。
 
最近の受付って、セキュリティ対策やトラブル防止のために、監視カメラがあるんですよ!とくに、受付業務をまるっと外部に業務委託している企業の受付では、勤務状況を確認するためにも設置されていたりするようです。
なので例外なく報告されてしまうと心得ましょう。
 
 
 

受付嬢を飲み会に誘う、唯一の方法

 
長々と書いてしまいましたが、受付嬢を飲み会に誘う方法は至ってシンプルです。
誰だって知らない人からいきなり誘われたら困りますが、仲良い人から誘われたら、都合が合えば参加しますよね。
 
つまり、
受付嬢を飲み会に誘う、唯一の方法とは、
受付嬢と仲良い担当者と仲良くなること。
 
受付嬢を飲み会に誘う図
 
 
ではいったいどんな人が受付嬢と仲良いのでしょうか?
それはもちろん、来客の多い人ですね。
たいていの場合それは、上層部の方になりますね。
 
というわけで、
受付嬢を飲み会に誘う唯一の方法は、
受付嬢と仲良い担当者と仲良くなることで、
受付嬢と仲良い担当者と仲良くなるには、
 
仕事をがんばって訪問先の企業に圧倒的なバリューを提供し、
上層部の方にめちゃくちゃ感謝してもらえる存在になること
 
なんじゃないかと思います。
そして最後に、この文章を読んだ橋本より追加アドバイスです。
  
・受付には必ずリーダーがいるので、まずはリーダーを抑えるべき
・担当者経由で差し入れをすると仲良くなりやすいかも(話すきっかけになる)
・個人的に誘うよりも、受付の皆さんで行きましょうという感じで誘った方が受付嬢も行きやすい
・受付嬢が社員とデキているパターンもあるので、その地雷を踏まないように事前調査を
・上記のような条件をクリアしていても、リスクは絶対に伴うのでそのリスクを犯してでも受付嬢と飲みたい!お近づきになりたい!と思うくらいの覚悟で臨んでくださいね★
mariko
  
現場からは以上です!
 
※当記事は個人的な意見であり、その内容・効果について保証するものではございません。
 
 
そんな弊社ですが、エンジニアとセールスを募集しております!
是非お気軽にご連絡ください!
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RECEPTIONIST(レセプショニスト)

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