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2019.7.16

【二回目出場】IVS2019 「LaunchPad」に代表の橋本が登壇しました

2019年7月10日〜12日、神戸ポートピアホテルにて「Infinity Ventures Summit2019 Summer Kobe」が開催されました。

その中のスタートアップの登竜門とも呼ばれる、新サービス発表の場「IVS LaunchPad」にて弊社代表の橋本真里子が登壇し、全国のスタートアップの中から選ばれた14社のうちの1社として、「会議室予約も含めた日程調整を自動化する『調整アポ』」をご紹介させていただきました。

「調整アポ」は、クラウド受付システム「RECEPTIOINIST」の新機能であり、昨年12月にリリースされています。

 

受付に来るまでの日程調整にも問題があった

受付の効率化をしていく中で、受付に来る前のやり取りもアナログということに気付きました。

カレンダーを見ながらPCやスマホで手動で日程を書き出し、同席者がいる場合は同時に確認を行います。また、来客の際には必ずと言っていいほど会議室が必要となり、スケジュールを確認しながら空いている会議室も仮予約しなければいけません。

日程が決まった後は、会議室の仮予定も手動で削除。この作業を忘れてしまうことで会議室の空予約が発生することもあります。

会議の日程調整だけで多くのやり取りが発生していました。

 

「調整アポ」は
複数人の調整・会議室の予約が同時に行える

【調整アポの使い方】

・担当者がウェブ画面上で日時候補を選択・お客様にURLを送付
・お客様はURLを開き、日時選択をするだけで日程調整が完了
・カレンダーには自動で反映され、受付コードが同時に発行される

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GoogleやOutlookと連携することができ、担当者を追加したい場合も、一枚の画面でカレンダーを見ることができます。

日時候補を選択しながら、同時に空いている会議室を予約していきます。日時候補をいくつか選択し、お客様のメールアドレスを入力し、これで送信完了です。Googleカレンダー側には仮予定として押さえられます。 

メールを受け取ったお客様はURLを開き、自分の都合のいい日時を選択し、自身の情報を入力します。来客側には受付コードが発行され、カレンダー側には確定した予約のみが残ります。

調整アポは、複数人かつ自社の会議室を含めて調整できるツールです。

 

お客様の受付がよりスムーズに 企業はコストを大幅削減

お客様はメールで都合の良い日時を選択した後は、受け取った6桁のコードを入力するだけで、担当者の一覧が確認でき、受付が完了します。

この機能を使うと、日程調整にかかる時間コストを削減することができます。取次の人件費に加えて、アポ調整にかかる人件費を圧縮し、有効時間に稼働を割くことができます。

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オンラインミーティングなどの調整にも活用できる
専用アプリを開発

現在RECEPTIONISTのユーザーでなくても使うことができる日程調整専用のアプリを開発しています。

働き方が多様化する中で、オンラインのミーティングも増えています。

そこでも日程調整は必要です。自分が応募する際や、会食の際の日程調整にも使うことができます。

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今までビジネスチャットやメールでしか通知を受けることができなかったRECEPTIONISTですが、アプリによって来客通知も受けることができるようになります。

RECEPTIONISTは、日程調整から受付までをシンプルに効率化します。

 

全文はこちら

発表した内容はlogmiさんにレポートしていただきました。
ぜひご覧ください。

https://logmi.jp/business/articles/321536

今後も政府による働き方改革推進により、業務効率化が注目されています。その中で受付業務の効率化を実現するRECEPTIONISTを導入する企業の拡大も見込まれています。

RECEPTIONISTは、企業だけでなく多様に変化していく受付に対してさらなる価値の提供を目指し、今後も新機能の追加リリース等、受付変革に最大限貢献してまいります。
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調整アポ サービスサイト
https://receptionist.jp/scheduling-appointment.html

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